Todas las empresas deberían disponer de un sistema de control de horas para registrar la jornada de sus trabajadores, para poder gestionar mejor su actividad y, así, mejorar el desarrollo de su negocio.
Este registro puede ayudar a todo tipo de compañías, independientemente de su trabajo, su volumen de facturación o el número de empleados.
¿Qué es el control horario?
El control horario es un sistema que ayuda a las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de sus trabajadores, independientemente de cuál sea su tamaño o sector de actividad. Esto incluye tanto a trabajadores presenciales, móviles, empleados de carácter temporal o a aquellos que trabajen a distancia.
El control horario no solo permite registrar la jornada laboral de los trabajadores, sino también garantizar su cumplimiento y, en caso necesario, hacer el correspondiente pago de las horas extraordinarias. Por estos motivos, el registro beneficia tanto a la compañía como al propio trabajador.
Respecto a las ventajas que los nuevos sistemas de control horario pueden tener para las empresas:
- Mejoran la productividad de los trabajadores.
- Ayudan a concienciar de los recursos humanos destinados en cada departamento.
- Los informes que se generan favorecen la toma de decisiones.
- Informan del absentismo laboral.
Los nuevos sistemas de control horario también tienen beneficios para los trabajadores:
- El control de las horas extras.
- La reducción del tiempo de fichaje (respecto a métodos más tradicionales).
- Favorece la conciliación laboral.
- Aumenta su autoestima (al saber que hay un control, tienden a ser más eficaz y productivo).
Tipos de sistemas de control horario
A la hora de fichar en el trabajo existen diferentes sistemas, herramientas y soluciones que permiten recopilar los datos de entrada y salida de los trabajadores a su puesto de trabajo. Entre las más utilizadas se encuentran las siguientes:
1. Plantillas de Excel
Las plantillas de Excel son una opción sencilla para registrar la entrada y salida de trabajadores, especialmente en las empresas que no están muy avanzadas en nuevas tecnologías. Sin embargo, es una solución muy tediosa para el departamento de Recursos Humanos y muy poco práctica si la compañía tiene trabajadores en movilidad, que salen y entran de la organización de forma continua, como pueden ser los comerciales. Asimismo, tampoco es una opción útil para compañías que tienen empleados teletrabajando. Por otro lado, el almacenamiento de los datos durante un total de cuatro años y la necesidad de revisiones continuas para detectar errores hacen que este método no sea muy efectivo, de manera que cada vez menos empresas lo utilizan.
2. Máquinas de fichar informatizadas
Las máquinas de fichar son herramientas informatizadas que se llevan usando durante años en las empresas, especialmente en el sector industrial o de servicios. Sin embargo, estas máquinas, que permiten controlar de una manera eficiente la jornada laboral de los trabajadores y las horas extras realizadas, cada vez están más en desuso, ya que su implantación requiere de un desembolso inicial, al que hay sumarle posteriormente un mantenimiento.
3. Sistemas de control biométrico
Estos sistemas de control se apoyan en las nuevas tecnologías que utilizan el reconocimiento de los rasgos físicos, la voz, el iris o la huella dactilar, para verificar la entrada y salida de los trabajadores. Este tipo de sistemas de controles horarios son requeridos por compañías que necesitan una alta seguridad, pero las empresas de tipo medio no suelen implementarlos por su elevado coste.
4. Software de control horario
El control horario a través de software, aplicaciones u otro tipo de herramientas digitales es uno de los más demandados hoy en día. Estos programas para fichar en el trabajo tienen una implementación sencilla y no conllevan un alto coste para la empresa. Además, pueden ser utilizadas por compañías que tienen teletrabajadores, siempre que incluyan geolocalización. Otra de sus ventajas es que la mayoría incluyen diferentes funcionalidades de utilidad para el empresario y los trabajadores. Con ellas se puede observar cómo se está desarrollando la jornada laboral en tiempo real, identificar la carga de trabajo de los empleados, gestionar proyectos y tareas, gestionar vacaciones y ausencias, o recibir informes de productividad.
Algunas de las aplicaciones para fichar en el trabajo empresas que ofrecen un software de control horario son:
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- Safescan: ofrece la posibilidad de realizar registros para trabajadores en movilidad, ya que cuenta con una plataforma en la nube.
- A3gestión de tiempo: software de gestión de presencia, control horario y registro de la jornada laboral que ofrece una visión 360º de la situación en tiempo real. Permite la recogida de los marcajes a través de diferentes métodos y una integración con el programa de nóminas.
- Sage Control Horario: permite integrar las terminales de fichaje que pueda tener la empresa con el uso de una app o registro a través de una página web para los empleados.
- Sesame Time: es interesante para empresas que tengan profesionales en movilidad o que trabajan desde casa. Ofrece una visión en tiempo real sobre qué empleados están trabajando y dispone de un gestor de proyectos con el que poder asignar tareas a diferentes usuarios.
5. Control a través de la alarma de Securitas Direct
En nuestra compañía presentamos “Fichaje de empleados”, un nuevo servicio que permite el registro horario de empleados, destinado a pequeños y medianos negocios.
Este registro se hace a través del lector de llaves y mediante la distribución de llaves inteligentes entre los empleados para que puedan fichar al entrar y salir del centro de trabajo de la manera más fácil. Con solo acercar la llave, el lector se ilumina en verde para confirmar que la acción se ha realizado. Con este sistema, el empresario recibe cada semana detallados informes con las horas de entrada y salida de sus empleados, incluyendo un fichero CVS que se puede compartir con quien se necesite y así cumplir con la normativa vigente.
El cliente podrá acceder a la App My Verisure para cambiar el nombre de las llaves, activar y desactivar el seguimiento de cada una y consultar las horas de entrada y salida de cada llave configurada en modo fichaje. Además, este servicio no requiere instalaciones adicionales ya que forma parte del servicio de protección para negocios.
Con el lanzamiento de este nuevo servicio, seguimos reforzando nuestra propuesta de valor para negocios, apostando por la digitalización para ayudarles a cubrir sus necesidades.
Entre los diferentes sistemas de control de horarios existentes, las compañías suelen decantarse siempre por los más sencillos y los que mejor se ajustan a sus necesidades.
