Si en la anterior década de este siglo se imponía la visibilidad de un negocio en Internet (y no se concebía una nueva empresa sin una web o unas potentes redes sociales), en los años 20 del siglo XXI se impone la automatización robótica de procesos (RPA por sus siglas en inglés, robotic process automation). Robotizar nuestra empresa no significa que tengamos un androide recorriendo la oficina para atender nuestros requerimientos. Es mucho más sencillo y, a la vez, necesario en los tiempos que corren.
Dedicar tiempo a lo que realmente hace falta
No pensemos en grandes corporaciones, donde la robotización es algo que se da por descontado, sino en una microempresa que puede montar cualquier emprendedor. Normalmente hay una sola persona en esa empresa; como mucho, colaboradores que cubrirán áreas estratégicas a las que no podemos llegar.
Bien, en esas condiciones, esta persona tiene que sacar su trabajo adelante y, además, hacer de contable, de gestor, de comercial, de estratega publicitario… ¿Cómo alcanzar a todo sin desfallecer? Por suerte, hoy existe la RPA.
Automatización robótica de procesos: definición y ejemplos
Automatizar ciertas tareas que no corresponden al núcleo de nuestro negocio tiene, pues, un beneficio principal por encima de los otros: nos deja tiempo para dedicarnos a la parte creativa del mismo, a la que nos proporciona ingresos. La RPA es, pues, una serie de herramientas de automatización de lo que conocemos como back office (es decir, todas esas tareas económicas, financieras, legales, etc., que sustentan cualquier negocio).
O dicho de otra manera, es la parte mecánica de nuestro trabajo: hacer facturas, rellenar módulos fiscales, preparar la contabilidad trimestral, crear nóminas, revisar el stock, etcétera. Pero también la más delicada: la de la relación con el cliente.
Visto esto, ¿cuáles son algunos de los principales bots de RPA?
Área de recursos humanos
Existen herramientas que pueden servirnos para reclutar empleados (seleccionando los currículos válidos, por ejemplo), capacitación de los empleados, tareas de contratación, creación de nóminas…
Área de contabilidad y facturación
Este tipo de software no solo agiliza estos procesos a menudo tediosos, sino —y esto es particularmente importante— reduce al máximo los errores humanos y evita los riesgos legales.
Área de relación con el cliente
Olvidarse de un cliente o de un pedido puede ser fatal. La automatización robótica de procesos también va a permitir a la empresa no dejar atrás ningún pedido, ninguna queja o reclamación. Estos bots son capaces no solo de detectar este tipo de procesos, sino también de ofrecer experiencias personalizadas que generen en el cliente una mayor satisfacción. Entre ellos encontramos los de control de stock e inventario, la gestión de las relaciones con el cliente, gestión de pedidos, etcétera.
Ventajas
Además de las ya apuntadas (reducción de tiempos), el uso de bots RPA tiene otros beneficios claros para los negocios:
- Reducción de costes.
- Mayor precisión, algo muy relevante en tareas asociadas a facturación, contabilidad…
- Adaptabilidad. La inmensa mayoría de estos software están hechos para adaptarse a las nuevas circunstancias de la empresa.
- Escalabilidad.
- Mayor satisfacción de los clientes.
- Mejora de las condiciones laborales. Los empleados podrán centrarse en aportar su verdadero valor en lugar de perder tiempo en procesos que se pueden hacer (casi) solos.